Интегрированное решение CRM + Документооборот

Решение CRM + Документооборот, разработанное компанией «Инфопульс Украина», позволяет эффективно управлять информацией компании, обеспечивает единое информационное пространство в коммерческом отделе и порядок в процессе работы с клиентами и документами на всех этапах процесса продаж.

Microsoft Dynamics CRM

Основным компонентом системы, который позволяет управлять информацией о клиентах (поставщиках, партнерах), контактах, договорах, заказах и счетах, выбрана система Microsoft Dynamics CRM. 
При выборе основной системы учитывались следующие требования:

• Легкость в обучении. Система должна быть простой и удобной в работе.
• Эффективность в работе. Система должна помогать, а не создавать дополнительные трудности.
• Простота в обслуживании и поддержке. Система должна позволять эффективно решать большинство задач, быть простой в выполнении типовых задач (резервное копирование БД, обновление, создание новых пользователей и др.).
• Безопасность и управляемость. Система должна обладать мощными средствами разграничения прав доступа, многоуровневой моделью доступа к записям, а также возможностью безопасного доступа через интернет; возможность доступа к сети вне рабочего места.

DocsVision Документооборот

В качестве системы управления электронными документами компании была выбрана система DocsVision.
DocsVision — решение, которое позволяет эффективно решать задачи автоматизации документооборота. 
При выборе системы документооборота в качестве второй системы для комплексного решения учитывались следующие требования:

• Наличие функциональных модулей «Архив документов» и «Делопроизводство».
• Понятный и простой интерфейс. Система должна быть понятной для восприятия и легкой в работе.
• Простота в сопровождении.
• Возможность обеспечения информации электронной цифровой подписью.
• Наличие готовых шлюзов для интеграции с другими системами — 1C 8x, CRM, ERP.

В результате мы создали комплексное решение для управления информацией, объединяющее в себе лучшие возможности CRM и ECM-систем.

Функциональные возможности решения CRM + Документооборот

• Единая централизованная информационная система для хранения любой информации: базы контрагентов и контактов, базы договоров и счетов, базы электронных документов,базы знаний.
• Безопасное управление и разграничение прав доступа (разные уровни): информация будет надежно защищена, доступна, информация будет управляема.
• Оперативная отчетность о работе своей компании:

1. эффективность отдела продаж / маркетинга (либо другого подразделения);
2. ответственные за выполнение / невыполнение бизнес-задач;
3. риски внутри вашей компании (механизмы контроля исполнительской дисциплины).

• Антикризисная стоимость решения:

1. мы учитывали реальную ситуацию на украинском рынке;
2. система не содержит лишнего функционала тяжелых корпоративных информационных систем (ERP, дорогие ECM-системы);
3. мы разработали несколько подходов к внедрению решения, которые помогут начать работать с системой поэтапно.

Управление клиентской базой

• Единая точка ввода и получения информации о клиентах;
• фиксация и хранение информации о клиенте в структурированном виде;
• хранение истории взаимодействия с клиентом (встречи, звонки, переписка и др.);
• обеспечение совместной работы с информацией в базе;
• управление доступом к информации;
• гибкая настройка рабочих мест пользователей;
• мощная система поиска по клиентской базе;
• учет отношений клиентов с другими компаниями и контактными лицами;
• гибкая система выдачи заданий;
• интеграция с Microsoft Exchange (в части контактов, почты, задачи встреч);
• возможность для пользователей самостоятельно формировать необходимые отчеты.

Управление договорами

• Структурированное хранилище договоров,
• автоматизированный процесс согласования договоров и других сопровождающих сделку документов,
• автоматическая нумерация договорной документации,
• система уведомлений о ходе процесса согласования,
• система замещений согласующих лиц,
• атрибутивный поиск договорной документации.

Управление продажами

• Ведение информации по взаимодействию с клиентом;
• контроль исполнительской дисциплины менеджеров;
• управление прайс-листами и системой назначения скидок;
• управление продуктовым каталогом;
• гибкая система отчетности, которая включает:

1. отчет по ожидаемым продажам: предоставляет информацию о потенциальных продажах, сгруппированную по этапам, дате, менеджеру, территории или продукту;
2. отчет по продуктам: позволяет оценить долю каждого из продуктов, приобретаемых клиентом, в его продуктовой корзине;
3. отчет по пропущенным контактам: отражает контакты, с которыми не велась работа в течение определенного количества дней;
4. отчет по приоритетным клиентам: позволяет выявить организации, приносящие основную прибыль;
5. анализ конкурентов: позволяет сравнить достижения рабочей группы продаж с конкурентами и отследить процент возможных сделок, выигранных тем или иным конкурентом.

Управление маркетинговой активностью

• Ведение информации по маркетинговым мероприятиям компании,
• отчеты по эффективности маркетинговых мероприятий.